BDX nya, mobila plattform ökar inte bara tillgänglighet utan också säkerhet och kundnöjdhet. Med hjälp av Mirror har den tidigare pärmen i alla fordon ersatts av ett smidigt, digitalt verktyg. Samarbetet har effektiviserat dokumentationsarbetet och gett företaget en viktig konkurrensfördel.
BDX arbetar ständigt med att förbättra alla medarbetares arbetsmiljö. För att säkerställa detta för förarna krävs en ganska omfattande dokumentation som alltid ska vara tillgänglig. Detta gäller särskilt med tanke på de många olika kundernas rutiner och krav.
– Vi har i flera år arbetat med projekt ”Säker arbetsplats”. Här ingår exempelvis att förarna som är ute hos våra kunder ska kunna ta del av våra kunders dokumentation, berättar Rolf Karlsson, projektledare vid BDX.
Från fordonspärm till digital lösning
Tidigare fanns all dokumentation i särskilda fordonspärmar i de totalt 1600 fordonen. Men huruvida dessa faktiskt lästes eller bara samlade damm, var omöjligt att veta. För att kunna upprätthålla en säker arbetsmiljö, inte minst för alla de förare som är ute och arbetar hos kunder, uppstod ett behov av att digitalisera fordonspärmen.
– Att hålla alla dessa pärmar uppdaterade var ett stort jobb. Därför uppdaterades de inte heller så ofta som de borde, säger Rolf och fortsätter:
– När kunderna ställde krav på att vi skulle kunna visa att förarna tagit del av aktuell information blev lösningen en digitaliserad fordonshandbok.
Tack vare samarbetet med Mirror har vi löst utmaningen och vi har även fått positiva kommentarer från våra kunder – det här är en trygghet för dem också.
- Rolf Karlsson, projektledare BDX
Digital lösning av Mirror
Det fanns inga färdiga lösningar som mötte BDX behov. Lösningen blev att ta fram ett skräddarsytt system. Med hjälp av Mirror har pärmen nu ersatts av en digital handbok med flera nya funktioner och möjligheter. Genom att digitalisera all information effektiviserades arbetet väsentligt.
– Nu har vi ett kvittenssystem där vi kan ta fram vilka kunddokument som lästs av vilka förare. Vi har också tre olika typer av deklarationer i systemet; förare, medleverantörer och resurs, som vi kallar fordonet, säger Rolf.
Förardeklarationen innehåller bland annat information om förarens utbildningar och certifikat. Här finns också information om medleverantörens företag (som är anslutet till BDX). Det tredje och sista resursdeklarationen, det vill säga fordonet. Här är det viktigt att det framgår vilka kemikalier som används i fordonet.
– Låt säga att det uppstår läckage av olja hos en kund, då ska det vara enkelt att se vilken typ av olja det rör sig om och kunna agera därefter. Föraren kan enkelt mejla över denna information direkt till kund, förklarar Rolf.
Många användare
I dag är det drygt 1 900 förare som nyttjar den nya digitala handboken. Systemet är så pass generellt att fler avdelningar inom BDX är intresserade av att implementera det.
– Det är otroligt användarvänligt och lättillgängligt. Förarna loggar enkelt in i systemet via sin mobiltelefon. Tack vare samarbetet med Mirror har vi löst utmaningen och vi har även fått positiva kommentarer från våra kunder – det här är en trygghet för dem också, säger Rolf.
Även om systemet är färdigt och används, fortsätter arbetet med att utveckla det ytterligare.
– Just nu kopplar vi på medleverantörsföretagen så att de också kan lägga in information som försäkringar, besiktningsprotokoll och liknande, berättar Jörgen Nilsson, projektledare vid Mirror, och avslutar:
– Vi är jätteglada över att BDX valt att samarbeta med oss i det här projektet. Det har varit en spännande process och vi ser fram emot vårt fortsatta samarbete.
Vill du veta mer? Kontakta mig!
-
Jörgen Nilsson
Affärsområdesansvarig System