Laponia är ett av Sveriges världsarv och omfattar stora fjäll-, skogs- och våtmarksområden i norra Sverige. Bakom förvaltningen står Laponiatjuottjudus, som arbetar med att bevara och utveckla områdets unika natur- och kulturvärden.
För att hålla ordning på inkommande handlingar, beslut och andra ärenden behövs ett diariesystem, alltså ett system där information registreras och enkelt kan hittas igen.
Utvecklat tillsammans med användarna
När det gamla var daterat skulle ett nytt, skräddarsytt alltså tas fram tillsammans med oss på Mirror. I stället för att utgå från en färdig produkt utvecklades den nya lösningen tillsammans med dem som skulle använda den. Medarbetarna fick testa systemet, lämna synpunkter och påverka funktionerna under hela processen.
– Vi känner att det här samarbetet har fungerat väldigt bra då gänget på Mirror varit lyhörda och lyssnat på vilka behov vi har och kommit med förslag på lösningar, säger Sara Holmgren, Ekonom på Laponia.
Från personberoende till en tryggare lösning
Det tidigare systemet var knutet till en specifik dator, vilket gjorde verksamheten mer sårbar. När datorer skulle bytas ut eller problem uppstod kunde det skapa utmaningar, särskilt eftersom kunskapen om systemet fanns hos ett fåtal personer.
Med den nya lösningen är verksamheten inte längre beroende av en viss dator eller enskilda personer. Fler kan komma åt systemet när det behövs, vilket gör arbetet både smidigare och tryggare.
Enklare vardag för användarna
Den största vinsten märks i det dagliga arbetet. Nya ärenden går snabbt att registrera och information är enkel att hitta när den behövs.
– En stor fördel med det nya systemet är att det är enkelt att både lägga in ärenden och sedan söka i det. Det har verkligen levt upp till våra förväntningar, säger Sara.
En lösning för framtiden
Genom samarbetet med Mirror gick Laponia från ett system som var på väg att fasas ut till en modern, användarvänlig och flexibel lösning som är anpassad efter verksamhetens behov.
Resultatet är ett diariesystem som förenklar vardagen, minskar sårbarheten och ger verksamheten bättre förutsättningar för framtiden.
Vill du veta mer? Kontakta Jörgen
